Le règlement eIDAS est devenu, sans bruit, un texte de pratique quotidienne pour quiconque accompagne une entreprise dans ses formalités. Depuis 2023 et le passage au guichet unique, il ne s’agit plus d’une référence doctrinale : c’est la norme qu’un portail public applique mécaniquement, et dont le non-respect se solde par un refus.
Une exigence qui varie selon l’acte
L’article R. 123-5 du code de commerce, lu avec le règlement (UE) n° 910/2014, distingue deux régimes. La création d’entreprise se satisfait d’une signature « simple », matérialisée par une case à cocher valant déclaration d’exactitude. Les formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels appellent une signature « qualifiée ».
Le vocabulaire de l’INPI mérite une lecture attentive : il vise une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié. L’exigence ne porte donc pas seulement sur le procédé — les quatre conditions de l’article 26 du règlement — mais sur l’origine du certificat, qui doit émaner d’un prestataire de services de confiance qualifié inscrit sur la liste de confiance nationale au titre de l’article 22.
La conséquence pratique
Une signature commercialisée comme « avancée » sans certificat qualifié ne satisfait pas l’exigence. C’est la source principale des refus opposés aux dossiers, et elle est d’autant plus difficile à diagnostiquer que le document produit s’ouvre avec un bandeau de signature valide.
Le cachet apposé par la plupart des services de signature en ligne gratuits est un certificat d’entreprise appartenant à l’éditeur du service. Il prouve le passage du document par la plateforme ; il n’établit pas l’identité du signataire. Le portail, qui interroge la liste de confiance au téléversement, le rejette. Le détail des niveaux exigés formalité par formalité est consultable sur certyneo.com/fr/signature-electronique-inpi.
La substitution par l’identification électronique
FranceConnect+, adossé à un moyen d’identification électronique notifié, ouvre une voie d’authentification renforcée qui se substitue à l’obligation de signature pour les formalités concernées, et ne coûte rien au déclarant. C’est le chemin normal, et il clôt la question pour qui en dispose.
Il laisse néanmoins hors du dispositif une population que les conseils rencontrent régulièrement : dirigeants ne disposant pas d’un équipement mobile compatible, titulaires de titres d’identité n’ouvrant pas droit au dispositif, et dossiers dont l’échéance ne s’accommode pas du délai d’activation. Pour ceux-là, l’acquisition d’un certificat qualifié redevient nécessaire — désormais disponible à l’acte auprès de plusieurs prestataires, ce qui change l’économie d’une formalité accomplie une fois tous les trois ans.
Un point d’attention pour les dossiers internationaux
La délivrance d’un certificat qualifié suppose une vérification d’identité à distance. La couverture des documents acceptés dépend du pays d’émission du titre, non du pays de résidence du signataire. Un dirigeant résidant en France depuis de longues années, porteur d’un titre émis hors des listes couvertes par le prestataire, ne pourra pas mener l’enrôlement à son terme — après avoir réglé la prestation. Vérifier ce point en amont relève désormais du devoir de conseil élémentaire dans les dossiers comportant un mandataire ou un associé étranger.
